Hybride werken heeft zich stevig in onze werkrealiteit genesteld, hybride vergaderen sluit daar geheel bij aan. Met een combinatie van fysieke en virtuele aanwezigheid kunnen teams wereldwijd efficiënter samenwerken. Maar een ergonomische aanpak van hybride vergaderingen is essentieel.
Hybride vergaderen: een aanrader?
Wel als je het goed aanpakt. Want deelnemers kunnen mee vergaderen ongeacht hun locatie. Mensen vanuit alle uithoeken van de wereld rond de tafel krijgen, is zo ineens een pak makkelijker. En het is ook inclusiever. Want je kan makkelijker een diverse groep deelnemers bij elkaar brengen. Dat draagt bij aan inclusie en diversiteit in besluitvorming en samenwerking.
Meer voordelen:
- Minder reistijd, dus een hogere productiviteit.
- Een kleinere ecologische voetafdruk omdat mensen zich minder moeten verplaatsen.
- Een betere werk-privébalans voor deelnemers die op afstand werken.
- Organisaties kunnen blijven functioneren, zelfs als fysieke bijeenkomsten beperkt zijn.
- Snellere besluitvorming, omdat mensen makkelijker samengebracht kunnen worden.
- Hybride vergaderingen kan je opnemen en archiveren. Handig voor wie de vergadering mist of om belangrijke info en beslissingen vast te leggen.
Hybride vergaderen, kan dat ook ergonomisch?
Uiteraard is het belangrijk dat deelnemers ter plaatse en op afstand een ergonomische opstelling hebben. Denk aan het juist positioneren van stoelen, tafels en technologie. Voorzie ook de nodige ergonomische hulpmiddelen zoals toetsenborden en muissteunen, om de belasting op polsen en handen te verminderen. Maar hybride vergaderen vraagt nog net dat tikkeltje meer aandacht voor ergonomie:
1. Optimaliseer camera- en schermhoogte
Plaats de camera op ooghoogte, zodat je tijdens de vergadering op ooghoogte kijkt naar zowel fysieke als virtuele deelnemers. Hetzelfde geldt voor het computerscherm. Een juiste hoogte voorkomt het buigen van de nek en verbetert de houding.
2. Goede verlichting is essentieel
Voldoende en goed geplaatste verlichting is belangrijk voor een ergonomische werkplek. Vermijd reflecties op schermen en zorg voor voldoende natuurlijk licht. Het juiste licht vermindert vermoeidheid van de ogen en verbetert de concentratie.
3. Geluidsbeheersing
Hoort iedereen mij? Goed geluidsbeheer is cruciaal, vooral in hybride vergaderingen waar externe geluiden en echo’s een probleem kunnen zijn. Overweeg het gebruik van geluiddempende materialen en technologie om de audiokwaliteit te verbeteren.
4. Interactie zonder frustratie
Het vergemakkelijken van interactie tussen deelnemers ter plaatse en op afstand is essentieel. Overweeg het gebruik van technologieën zoals videoconferentiesoftware die deelnemers op afstand in staat stelt om vragen te stellen en actief deel te nemen aan discussies.
5. Slim gebruik van de ruimte
Als de ruimte beperkt is, probeer dan deelnemers ter plaatse zodanig op te stellen dat ze goed zichtbaar zijn voor de camera zonder zich ongemakkelijk te voelen. Overweeg ook het gebruik van groothoekcamera’s voor een beter overzicht.
6. Training en bewustzijn
Zorg ervoor dat alle deelnemers, zowel ter plaatse als op afstand, op de hoogte zijn van de ergonomische vereisten en de beste praktijken voor hybride vergaderen. Training en bewustzijn kunnen helpen om een soepele en productieve vergaderervaring te garanderen.
Hybride vergaderen zelf integreren?
Hybride vergaderen biedt veel voordelen, maar het is belangrijk om de ergonomie niet uit het oog te verliezen. Wil je deze vergadervorm zelf toepassen in jouw bedrijf? Dan helpen wij jou graag verder om de totaalinrichting van jouw kantoor (en thuiskantoor) helemaal aan te passen aan de specifieke noden van het hybride vergaderen. Neem gerust contact met ons op.
