Le travail hybride s’est solidement ancré dans notre réalité professionnelle, et les réunions hybrides s’inscrivent parfaitement dans ce cadre. Grâce à une combinaison de présence physique et virtuelle, des équipes du monde entier peuvent collaborer plus efficacement. Mais une approche ergonomique des réunions hybrides est essentielle.
Les réunions hybrides : un must ?
Oui, si on adopte la bonne approche. En effet, les participants peuvent rejoindre une réunion quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Réunir autour de la table des personnes venues des quatre coins du monde est soudain devenu beaucoup plus facile. Cette approche est aussi plus inclusive. Parce que, de cette manière, il est plus facile de réunir un groupe diversifié de participants. Cela contribue à l’inclusion et à la diversité dans la prise de décision et la collaboration.
Autres avantages :
- Moins de temps de déplacement, donc une productivité accrue.
- Une empreinte carbone plus faible parce que les gens doivent moins se déplacer.
- Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les participants qui travaillent à distance.
- Les organisations peuvent continuer à fonctionner même si les réunions physiques sont limitées.
- Une prise de décision plus rapide, car il est plus facile de réunir les gens.
- Les réunions hybrides peuvent être enregistrées et archivées. C’est pratique pour ceux qui manquent la réunion ou pour enregistrer des informations et des décisions importantes.
Les réunions hybrides peuvent-elles aussi être ergonomiques ?
En effet, il est important que les participants disposent d’une installation ergonomique sur place et à distance. Pensez au positionnement correct des chaises, des tables et de la technologie. Prévoyez aussi les outils ergonomiques nécessaires, tels que les claviers et des repose-poignets afin de réduire la tension exercée sur les poignets et les mains. Mais les réunions hybrides requièrent encore un peu plus d’attention sur le plan de l’ergonomie :
1. Optimisez la hauteur de la caméra et de l’écran
Placez la caméra à la hauteur des yeux afin de regarder les participants physiques et virtuels à hauteur des yeux pendant la réunion. Il en va de même pour l’écran de l’ordinateur. Une hauteur correcte évite la flexion du cou et améliore la posture.
2. Un bon éclairage est essentiel
Un éclairage suffisant et bien placé est important pour un lieu de travail ergonomique. Évitez les reflets sur les écrans et veillez à ce que la lumière naturelle soit suffisante. La lumière appropriée réduit la fatigue oculaire et améliore la concentration.
3. Gestion du son
Est-ce que tout le monde m’entend ? Une bonne gestion du son est cruciale, en particulier lors des réunions hybrides où les bruits extérieurs et les échos peuvent poser problème. Envisagez d’utiliser des matériaux insonorisants et des technologies d’insonorisation pour améliorer la qualité du son.
4. Interaction sans frustration
Il est essentiel de faciliter l’interaction entre les participants présents sur place et ceux à distance. Envisagez d’utiliser des technologies telles que les logiciels de vidéoconférence qui permettent aux participants à distance de poser des questions et de participer activement aux discussions.
5. Utilisation intelligente de l’espace
Si l’espace est limité, essayez de placer les participants présents sur place de manière à ce qu’ils soient facilement visibles par la caméra sans se sentir mal à l’aise. Pensez également à utiliser des caméras grand-angles pour une meilleure vue d’ensemble.
6. Formation et sensibilisation
Veillez à ce que tous les participants, qu’ils soient sur place ou à distance, soient informés des exigences ergonomiques et des meilleures pratiques en matière de réunions hybrides. La formation et la sensibilisation peuvent contribuer à garantir une expérience de réunion harmonieuse et productive.
Vous voulez intégrer vous-même des réunions hybrides ?
Les réunions hybrides offrent de nombreux avantages, mais il est important de ne pas perdre de vue l’ergonomie. Vous souhaitez appliquer ce format de réunion dans votre entreprise ? Si c’est le cas, nous serons heureux de vous aider à adapter la conception générale de vos bureaux (et des bureaux à domicile) aux besoins spécifiques des réunions hybrides. N’hésitez pas à nous contacter.